經濟選書／哈佛日曆快十天 提前完成 從容檢核

《哈佛日曆快十天》書封。 幸福出版／提供

有辦法在限定的時間內完成大量工作，顯然是項優秀的能力。然而，這項能力必須伴隨着高品質的成果，纔會受到認可。如果光顧着趕快完成需要細心努力、投入時間的事，最終只會得到眼前所見、想法所及的結果，很難創造出有意義的成果。

韓國社會將「效率」視爲最好的美德。也許有很多人認爲能在有限時間內完成很多事，是最了不起的能力與效率。然而，真正的效率必須同時囊括質與量的效能。在有限時間內完成大量工作亦在品質方面創造有意義的成果，才稱得上是真正的效率。

此外，關於有效率地使用時間，正確處理業務固然是基本，同時也意味着投入的時間與成果相對來得少。這裡的重點是：「成果對比」，也就是使用較少的時間創造優質的成果。如此一來，無論是對個人或組織來說，都是在節省時間成本。有效率地工作不在於「做多少」，而是取決於「做什麼、怎麼做、做得好」。

「提前十天完成」的方法也是如此。專注「真正的效率」與工作本質。關鍵在成果完整度，不是做了多少。

首先，釐清自己需要做什麼，而後盡力尋找解決方法取得結果。即便爲了專注業務而設定時間計劃表，也要先判斷哪些可迅速完成，哪些需要後續檢討時間。除了優先順序，得將處理業務的速度、截止時間一併考量。

不要試圖一口氣完成好幾件事。高效工作者十分清楚同時處理愈多工作，愈容易降低成果品質。愈想趕快多完成幾件事，從容、仔細檢查的時間也隨之消失，最後只能侷限在眼前所見、想法所及的框架內處理工作。只顧着迅速完成工作，結果免不了得付出更多額外時間，確保成果的完整度。這顯然是沒有效率的工作方式。

有些人誤以爲必須把整天時間塞滿工作，才稱得上「有效率」。拚命填滿所有行程空檔，認爲行事曆上的空白會被視爲玩樂時間，唯有工作量才能證明自己的能力。把工作安排密密麻麻地輸入行事曆，趕在截止時間內交出成果，但最後收到的往往不是正面評價。老是急於按照日程行動，結果卻在內容不夠完整的情況下就交出成果。過了截止時間，還得爲了修改、補充耽誤其他日程。然後自責「爲什麼我的時間老是不夠用？」旁人更疑惑「爲什麼這個人不能一次就把事情處理好？」

無論做任何事，愈是遵循既定的時間表，愈容易陷入「要做的事一大堆卻沒有時間」的循環。此時，不妨試試「提前十天完成」，自然地關注於「做什麼、怎麼做」，而不是「做多少」。

（摘自《哈佛日曆快十天》，幸福出版）