經濟選書／帶人高手 指派工作三步驟

《帶人高手》書封。 大是文化／提供

如果管理者不能有效下達工作指令，選擇依賴部屬的認知和主動性，那麼部屬在後續執行過程中就會隱患重重。

管理者可以遵循以下三個步驟：澄清任務背景與目的、確認關鍵做法以及雙方達成一致，把工作內容說明清楚。

步驟一：澄清任務背景與目的

明確的告訴部屬要做什麼，以及爲什麼這麼做。有時，你以爲部屬知道你要的是什麼，但其實自己也沒想清楚。以下三個問題，可以協助你釐清自己指派任務背後的目的是什麼。

˙我需要透過該任務，解決什麼問題？

「近兩個月的銷售總額均有下滑，我要透過銷售資料，判斷是偶發還是持續性的問題。」

˙爲什麼需要解決這個問題？

「這決定了我在明天的會議上，要向主管申請何種支持，以即時止損。」

˙我想要的結果是什麼？

「我希望資料能充分證實問題在哪，並判斷主管可能就資料追問的問題，提前做好準備。」

步驟二：確認關鍵做法

清楚解釋任務目的，任務就成功了一半。而爲了促成任務進一步成功，你得告訴他你希望他怎麼做。部屬根據對任務目的的理解，會開始在腦中勾勒具體的執行步驟。這時，有經驗的部屬可能已經心中有數，但也可能因爲該任務具有挑戰性，出現不知從何下手的情況。

無論是哪種情況，你都需要具體表達你的期待，讓有想法的部屬印證設想，沒頭緒的部屬得到明確的方向。

根據任務屬性的不同，你可以選擇按照時間型、步驟型、結構型、組合型，這四種方式講解執行方法。

˙時間型：多用於溝通型任務，以時間線進行說明。例如：「請你今天下午和人力資源部確認好新人上班時間，明天上午十點前通知行政部門，做好新人入職準備。」

˙步驟型：用於按一定順序開展的任務。例如：「你先收集近一年的市場資料，再把公司今年的資料統計好，對比市場和社內資料，整理出結論。」

˙結構型：用於含有不同子元素的任務。例如：「請務必在下週三前完成展覽的籌備工作，確保布展、客戶邀約、禮品採購、樣品準備等工作都到位。」

˙組合型：指將時間、步驟、結構組合說明的任務，多用於較複雜的情況。

步驟三：雙方達成一致

交派任務不是單向的說給部屬聽，你表達得更清楚，部屬難免會因爲理解能力、對背景的瞭解不足等因素，誤解部分資訊。所以，交付工作是雙向溝通，有來（你介紹任務背景、目的和做法）就有往（員工確認你說資訊），只有這樣才能即時發現須澄清的問題，最終確保雙方達成一致。

（摘自《帶人高手》，大是文化出版）